La productividad es un factor clave para el éxito en cualquier negocio. A menudo, los emprendedores se ven atrapados en la rutina del trabajo interminable y creen que trabajar más horas significará más resultados. Sin embargo, esto no siempre es cierto. En lugar de eso, se debe buscar la manera de ser más eficiente y productivo en el tiempo que se tiene disponible.
Priorización
La priorización de tareas es uno de los aspectos más importantes para ser productivo como emprendedor. Es fundamental tener claro qué tareas son urgentes y cuáles son importantes para el negocio. Una buena manera de hacerlo es asignar una puntuación de importancia y urgencia a cada tarea, y luego enfocarse en las tareas que tienen la puntuación más alta. Esto ayudará a evitar perder tiempo en tareas menos importantes.
Planificación
Planificar la agenda diaria de trabajo es otra forma efectiva de aumentar la productividad. Al dedicar tiempo a planificar las actividades del día, se asegura de trabajar de manera más enfocada y priorizar las tareas realmente importantes. Esto también ayuda a evitar la frustración de no saber por dónde comenzar y ayuda a establecer objetivos realistas y alcanzables.
Delegación
Delegar tareas es un aspecto clave para aumentar la productividad. A menudo, los emprendedores quieren hacer todo por sí mismos, pero esto no es sostenible a largo plazo. Es importante tener bien definido qué se quiere, la prioridad de la tarea y para cuándo se necesitan ver los resultados. Luego, se puede delegar con confianza a un miembro del equipo o a un tercero especializado en la tarea. Esto ayudará a ahorrar tiempo y recursos para enfocarse en tareas más importantes para el negocio.
Mejores herramientas digitales para aumentar la productividad en emprendimientos
Si eres un emprendedor, sabes que el tiempo es valioso y que hay que aprovecharlo al máximo. Para aumentar tu productividad y la de tu empresa, hay algunas herramientas digitales que podrías considerar:
Herramientas para el manejo del tiempo
Una de las claves para aumentar la productividad es la organización del tiempo. Para ayudarte con ello, puedes usar Microsoft To Do, una aplicación gratuita que te permite crear listas de tareas y recordatorios. También puedes utilizar Trello, una herramienta de gestión de proyectos que utiliza el método Kanban y tiene funciones colaborativas como la creación de tableros y la asignación de tarjetas a distintos miembros del equipo.
Herramientas para el trabajo en equipo
No eres el único responsable de la productividad de tu empresa: trabajar en equipo puede ser clave para alcanzar tus objetivos. Para esto, puedes utilizar herramientas que fomenten la colaboración como Google Drive, que permite almacenar y compartir archivos de forma sencilla, o Trello, que como mencionamos antes, cuenta con funciones colaborativas.
Herramientas para la automatización de procesos
Además del manejo del tiempo y el trabajo en equipo, la automatización de procesos es otro factor crucial para aumentar la productividad. Para ello, puedes utilizar herramientas de CRM, que te permiten mantener toda la información en orden y automatizar procesos como la elaboración de facturas, presupuestos y el seguimiento de pedidos. Algunas herramientas de CRM populares son Salesforce, Zoho CRM y HubSpot.
Herramientas para la gestión de tareas cotidianas
Finalmente, hay herramientas digitales que te pueden ayudar con tareas cotidianas y repetitivas que pueden quitarte tiempo. Por ejemplo, If This Then That (IFTTT), una herramienta que te permite automatizar acciones en distintas aplicaciones y servicios en línea, o LastPass, un gestor de contraseñas que te permite recordar todas tus claves de forma segura y sencilla.
Consejos para aumentar la productividad en emprendimientos: cómo establecer objetivos SMART y medir el progreso
Para lograr el éxito de un emprendimiento es necesario establecer objetivos SMART. SMART es una metodología que permite definir objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo. Cada uno de estos objetivos debe ser claro y fácil de entender para todos los miembros del equipo.
Para establecer objetivos SMART se debe tener en cuenta cada una de sus características:
- Específico: el objetivo debe ser claro y específico, debe ser fácil de entender y saber qué se quiere lograr.
- Medible: se debe tener un medio para medir el progreso del objetivo a través de indicadores de desempeño o KPI.
- Alcanzable: el objetivo debe ser realista y alcanzable, para no generar frustración en el equipo de trabajo.
- Relevante: el objetivo debe estar alineado con la visión y misión de la empresa.
- A tiempo: es fundamental establecer una fecha límite para cumplir con el objetivo.
Cuando se establecen objetivos SMART, se puede medir el progreso de manera eficiente. Los KPI permiten medir los avances y hacer los ajustes necesarios. Los objetivos SMART también impulsan la gestión del tiempo, ya que se enfoca en lo más significativo y prioriza las tareas en función de los objetivos establecidos.
El uso de objetivos SMART no solo permite medir el progreso de la empresa, sino que también mejora la planeación, la comunicación, optimiza la fuerza de ventas y agiliza los procesos de mejora continua. Por lo tanto, el establecimiento de objetivos SMART es una herramienta fundamental para mejorar la productividad de un emprendimiento.
Es relevante involucrar a todas las áreas de la empresa en el establecimiento de los objetivos SMART: marketing, ventas y servicio. De esta manera, se pueden establecer objetivos que estén alineados con la visión general de la empresa y a su vez, cada área puede tener objetivos específicos que contribuyan al logro de los objetivos generales.
Consejos para mejorar la productividad en emprendimientos: cómo aplicar técnicas de mindfulness y meditación para aumentar la concentración y el enfoque
La productividad es clave en cualquier negocio, especialmente en los emprendimientos. Muchos factores pueden afectar nuestra capacidad para ser productivos, como la falta de motivación, el estrés o la falta de enfoque. Para mejorar la productividad, se pueden aplicar técnicas de mindfulness y meditación.
Definición de mindfulness
El mindfulness es una técnica que consiste en prestar atención consciente al momento presente. Esta técnica nos ayuda a ser más conscientes de nuestras acciones, a reducir el estrés y a mejorar la concentración. La meditación, por otro lado, nos ayuda a entrenar la mente para que esté más enfocada y tranquila.
Ejercicios de atención y concentración
Existen varios ejercicios que podemos hacer para mejorar nuestra atención y concentración. Uno de ellos es la técnica Pomodoro, que consiste en trabajar durante 25 minutos concentrados en una tarea, y luego tomarse un descanso de 5 minutos para descansar y recargar energías. También podemos hacer ejercicios de respiración, como inhalar durante 4 segundos, mantener el aire durante 7 segundos y exhalar durante 8 segundos.
Priorización de tareas
Es esencial que prioricemos nuestras tareas para poder ser más eficientes. Una buena manera de hacerlo es utilizando herramientas como Jasmin, un software de gestión online que nos ayuda a organizar nuestras tareas y proyectos, y nos permite establecer plazos y prioridades para cada tarea.
Creación de un ambiente sin distracciones
Para poder concentrarnos mejor, es crucial que creemos un ambiente sin distracciones. Podemos hacerlo apagando el teléfono celular o utilizando una aplicación que bloquee las notificaciones mientras trabajamos. También podemos considerar la posibilidad de trabajar en un ambiente diferente, como una cafetería o una biblioteca, si nuestro lugar de trabajo está lleno de distracciones.
Pausas durante la jornada laboral
Es vital tomar pausas regulares durante la jornada laboral para poder descansar y recuperar energía. Podemos hacer ejercicios de estiramiento o dar un paseo corto para descansar la mente. También podemos hacer ejercicios de meditación durante las pausas para ayudarnos a reducir la ansiedad y el estrés.